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CASE IVB - STOK

Em função da gestão do projeto das Farmácias Populares do Governo do Estado do Rio de Janeiro, o Instituto Vital Brazil, percebeu que teria a necessidade de utilizar uma ferramenta de gestão de materiais, de modo a atender uma necessidade de controle dos procedimentos de movimentação de insumos. Era visível o aumento desta demanda, à medida em que novas unidades de farmácias eram inauguradas, levando em consideração o aumento da necessidade de controle da dispensação e consumo de insumos, a logística de distribuição, e o registro fiscal dessas operações.

Em outubro de 2005 iniciou-se então, o projeto de implantação do sistema STOK em três setores do instituto, o setor de Material, o setor de matéria-prima e o setor Comercial. O objetivo inicial foi analisar detalhadamente os processos do negócio e as operações de cada setor, para em seguida iniciar as parametrizações básicas do sistema, como depósitos utilizados, requisitantes, pessoas responsáveis, formas de movimentação, etc. Nesta fase inicial foram analisadas também as necessidades da contabilidade para efetuar os registros contábeis e fiscais das operações de estoque. No mês de dezembro do mesmo ano, aproveitando o procedimento de apuração do inventário dos estoques, iniciou-se a utilização do sistema, já ficando evidenciado os benefícios iniciais uma vez que o setor de contabilidade recebeu as informações financeiras de todos os setores no prazo determinado e praticamente sem erros financeiros, diferentemente do que ocorria nos anos anteriores.

A partir de janeiro de 2006, iniciou-se então as movimentações de estoque em todos os setores, assim como o módulo GERENCIA, que foi disponibilizado para o setor de contabilidade, auditoria e diretorias envolvidas nos processos. O sistema trouxe grandes benefícios para o instituto, entre estes podemos citar: acessibilidade às informações, agilizando e facilitando a tomada de decisões; descentralização das informações, ocasionando uma redução do trabalho de criação de relatórios para divulgação interna, confiabilidade das informações, uma vez que muitas destas foram parametrizadas e revisadas previamente; melhoria da qualidade dos processos do negócio, que tiveram que ser revistos durante a implantação; maior integração dos setores envolvidos, pois passaram a compartilhar das informações do sistema; facilitação e melhoria dos procedimentos de controle físico dos estoques e a agilidade no envio de informações para o setor de contabilidade, que passou a poder fazer a apuração dos custos dos estoques no primeiro dia útil de cada mês.

 

Período

Outubro de 2005 a Janeiro de 2006

Ações

• Suporte à rede de computadores do IVB
• Parametrização do Sistema com dados pertinentes ao IVB
• Capacitação dos gestores dos setores de Material, Matéria-Prima e Comercial

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